Het meeste werk aan een toegankelijke PDF gebeurt in Word. Wat daar goed staat komt goed in de PDF terecht; wat ontbreekt moet je later in Acrobat met de hand herstellen, en dat kost een veelvoud van de tijd.
Loop dit na voordat je exporteert:
- Documenttitel. Ga naar Bestand, Info, Eigenschappen en vul de titel in. Die mag afwijken van de bestandsnaam en komt in de PDF terug.
- Stijlen voor koppen. Gebruik Kop 1, Kop 2 en Kop 3 in plaats van tekst vet en groot te maken. De stijl geeft de betekenis; de opmaak doet dat niet.
- Titel en ondertitel op het voorblad. Gebruik daarvoor de stijlen Titel en Ondertitel.
- Alternatieve tekst bij afbeeldingen. Rechtermuisknop, Alternatieve tekst weergeven, en vul in wat de afbeelding overbrengt. Is de afbeelding decoratief, laat het veld dan leeg.
- Een automatische inhoudsopgave. Die bouwt Word uit je koppen, en voorleessoftware gebruikt diezelfde structuur.
- Echte lijsten en echte tabellen. Geen streepjes en geen tabs, maar de lijst- en tabelfunctie van Word.
- Een bijschrift bij elke tabel, en kopcellen die als kopcel zijn gemarkeerd.
Een logo in de koptekst of voettekst hoeft geen alternatieve tekst. Die gebieden worden in de PDF als artefact behandeld: decoratie die wordt overgeslagen. Zet het logo daarom op het voorblad, want daar wordt het wel voorgelezen.