PDF

Het meeste werk aan een toegankelijke PDF gebeurt in Word. Wat daar goed staat komt goed in de PDF terecht; wat ontbreekt moet je later in Acrobat met de hand herstellen, en dat kost een veelvoud van de tijd.

Loop dit na voordat je exporteert:

• Documenttitel. Ga naar Bestand, Info, Eigenschappen en vul de titel in. Die mag afwijken van de bestandsnaam en komt in de PDF terug.
• Stijlen voor koppen. Gebruik Kop 1, Kop 2 en Kop 3 in plaats van tekst vet en groot te maken. De stijl geeft de betekenis; de opmaak doet dat niet.
• Titel en ondertitel op het voorblad. Gebruik daarvoor de stijlen Titel en Ondertitel.
• Alternatieve tekst bij afbeeldingen. Rechtermuisknop, Alternatieve tekst weergeven, en vul in wat de afbeelding overbrengt. Is de afbeelding decoratief, laat het veld dan leeg.
• Een automatische inhoudsopgave. Die bouwt Word uit je koppen, en voorleessoftware gebruikt diezelfde structuur.
• Echte lijsten en echte tabellen. Geen streepjes en geen tabs, maar de lijst- en tabelfunctie van Word.
• Een bijschrift bij elke tabel, en kopcellen die als kopcel zijn gemarkeerd.

Open dit onderwerp op een eigen pagina

Word biedt meerdere manieren om een PDF te maken. Kies Opslaan als en niet Afdrukken naar PDF: afdrukken levert een plaatje van je document op, zonder structuur.

Ga als volgt te werk:

1. Kies bij het bestandstype voor PDF.
2. Klik op Meer opties.
3. Kies bij Optimaliseren voor “Standaard (online publiceren en afdrukken)”.
4. Vink onder Opties voor niet-afdrukbare informatie aan: “Bladwijzers maken met Koppen” en “Labels voor documentstructuur voor toegankelijkheid”.
5. Vink onder PDF-opties “Voldoet aan PDF/A” aan, zodat het lettertype in het document wordt ingesloten.
6. Klik op Opslaan.

Open dit onderwerp op een eigen pagina

Bij het eerste openen staat de PDF op Alleen lezen, omdat er bij de export voor PDF/A is gekozen. Klik op “Bewerken inschakelen” in de blauwe balk bovenaan, bevestig met OK, en sla het document opnieuw op om die instelling te bewaren.

Zet daarna drie zijpanelen klaar. Zonder die panelen is de rest van het werk niet te doen:

• Toegankelijkheidstags. Hier voeg je tags toe en pas je ze aan. Dit is het paneel waar je het meeste werkt.
• Leesvolgorde. Hiermee controleer je in welke volgorde voorleessoftware het document doorloopt.
• Inhoud. Hiermee selecteer je losse onderdelen op de pagina.

Open dit onderwerp op een eigen pagina

Begin in Acrobat altijd bij de documenteigenschappen. Vier instellingen moeten daar goed staan voordat je aan de tags begint.

1. Titel. Controleer of die goed is overgekomen uit Word. Is het veld leeg, vul hem dan hier in.
2. Weergeven bij openen. Zet achter Tonen de waarde “Documenttitel”. De andere optie is “Bestandsnaam”, en die zegt de lezer niets.
3. PDF/UA-naleving. Kies op het tabblad Geavanceerd, onder Toegankelijkheid, de optie “PDF/UA v1”.
4. Taal. Controleer onder Leesopties of de taal klopt. Dit gaat bij export regelmatig mis.

Open dit onderwerp op een eigen pagina

PAC is een gratis programma dat een PDF toetst tegen de PDF/UA-norm en de WCAG. Draai het één keer voordat je begint, zodat je weet wat er te doen staat, en nog een keer als je klaar bent.

Ga als volgt te werk:

1. Open PAC en klik op Document openen.
2. Kies de PDF. Het bestand wordt gescand en de fouten verschijnen.
3. Klik op Gedetailleerde resultaten voor de losse meldingen.

De uitkomst is verdeeld over tabbladen voor PDF/UA, WCAG en kwaliteit. Die overlappen grotendeels: los je iets op voor de WCAG, dan verdwijnt meestal ook de bijbehorende PDF/UA-melding. Dat geldt bijvoorbeeld voor ontbrekende begrenzingsvlakken bij afbeeldingen en voor kopcellen in tabellen.

Open dit onderwerp op een eigen pagina

Na de export uit Word staat het hele document onder één Document-tag. Deel dat op: geef elk hoofdstuk een eigen Part-tag, in het Nederlands “Onderdeel”. Daarmee krijgt het document een structuur die voorleessoftware kan volgen.

Ga als volgt te werk, in het zijpaneel Toegankelijkheidstags:

1. Selecteer het eerste onderdeel van het document.
2. Maak via het menu van de drie bolletjes een nieuwe code aan van het type Onderdeel.
3. Geef die tag een naam ter herkenning, bijvoorbeeld “Voorblad”. De naam heeft geen betekenis voor de toegankelijkheid, maar houdt het overzichtelijk.
4. Sleep alle inhoud van dat onderdeel onder de nieuwe Part-tag. Met Ctrl of Shift selecteer je meerdere tags tegelijk.
5. Klap de tag in en herhaal dit voor het volgende onderdeel.

Elk hoofdstuk begint met een H1-tag. Selecteer die en houd Shift ingedrukt tot net vóór de volgende H1; daarmee heb je alles wat bij dat hoofdstuk hoort in één keer te pakken.

Open dit onderwerp op een eigen pagina

Een onderdeel met een Part-tag is verder onder te verdelen in artikelen, aangeduid met een Art-tag. Doe dat bij elke subkop met een H2.

Ga als volgt te werk:

1. Selecteer de tag boven een H2.
2. Maak via het menu van de drie bolletjes een nieuwe code aan. Het type Artikel staat bovenaan in de lijst.
3. Een naam geven mag, maar is niet nodig.
4. Selecteer de H2 en alles daaronder tot net vóór de volgende H2. De volgende H2 zelf hoort er niet bij.
5. Sleep die selectie in de Art-tag.

Herhaal dit voor elke H2 in het document. Staan er twee H2’s onder dezelfde Part-tag, dan krijgt elk een eigen Art-tag.

Open dit onderwerp op een eigen pagina

Het voorblad levert bij vrijwel elk document dezelfde drie problemen op.

De titel is een H1 geworden. In Word is de stijl Titel gebruikt, en die exporteert als H1. Maar H1 is voor hoofdstuktitels. Dubbelklik op de tag en verander H1 in P.

Er staat een lege P-tag. Die ontstaat door een enter in Word. Los dit in twee stappen op, en niet in één:

1. Klik met de rechtermuisknop op de inhoud eronder en kies “Code wijzigen in artefact”. Daarmee is het voor voorleessoftware onzichtbaar.
2. Klik daarna met de rechtermuisknop op de nu lege P-tag en kies “Code verwijderen”.

Verwijder je de P-tag in één keer, dan blijft de onderliggende lege inhoud gewoon bestaan en kan die alsnog worden voorgelezen.

De afbeelding wordt niet als afbeelding herkend. Controleer via Eigenschappen of er een alternatieve tekst staat, en stel daarna het kenmerkobject in. Zie het artikel over het correct opnemen van een afbeelding in een PDF.

Open dit onderwerp op een eigen pagina

Word exporteert de inhoudsopgave op zichzelf goed: de titel krijgt een H1, de opgave een TOC-tag, elke regel een TOCI-tag en elke verwijzing een Link-tag. Twee dingen ontbreken.

De links hebben geen alternatieve beschrijving. Klik met de rechtermuisknop op een Link-tag, kies Eigenschappen en vul op het tabblad Code een duidelijke beschrijving in. Herhaal dat voor elke link in de inhoudsopgave.

Achter elke link staat een lege Span-tag. Die zijn in één keer weg te halen, maar pas nadat de lege inhoud erin is gemarkeerd:

1. Klik met de rechtermuisknop op de lege inhoud en kies “Code wijzigen in artefact”. Doe dat voor elke lege Span.
2. Vergeet het lege object in de laatste TOCI-tag niet, en de lege paragraaf daaronder.
3. Selecteer daarna de Part-tag van de inhoudsopgave.
4. Kies in het menu van de toegankelijkheidstags de optie “Lege codes verwijderen”.

Open dit onderwerp op een eigen pagina

Anders dan op een website mag een PDF meerdere H1-koppen hebben: één per hoofdstuk. Alles wat in Word met de stijl Titel of Kop 1 is opgemaakt krijgt die tag.

De koppen vormen samen een boomstructuur, en die is het best af te lezen aan de inhoudsopgave. De vetgedrukte hoofdregels zijn H1, de regels met één inspringing H2, en zo verder.

Twee dingen om na te lopen:

• Sla geen niveau over. Van H1 naar H3 mag niet. Wie van kop naar kop springt, mist dan een niveau en denkt dat er iets ontbreekt.
• Zoek tekst die eruitziet als een kop maar het niet is. Tekst die in Word alleen vet en groot is gemaakt komt als P-tag door. Dubbelklik op de P-tag en hernoem hem naar het juiste kopniveau.

Open dit onderwerp op een eigen pagina

Links worden bij de export uit Word vrijwel altijd goed overgenomen. Eén ding komt niet mee: de alternatieve beschrijving. Die vertelt de lezer waar de link naartoe gaat, en die moet je in Acrobat met de hand toevoegen.

Ga als volgt te werk, per link:

1. Zoek de Link-tag op in het zijpaneel Toegankelijkheidstags.
2. Klik erop met de rechtermuisknop en kies Eigenschappen.
3. Vul op het tabblad Code het veld “Alternatieve beschrijving voor koppelingen” in.
4. Klik op Sluiten.

Dit geldt voor alle links in het document, ook die in de inhoudsopgave en in de voetnoten.

Open dit onderwerp op een eigen pagina

Bij afbeeldingen die uit Word komen, en bij SVG-afbeeldingen in het bijzonder, gaan twee dingen mis. De afbeelding wordt niet als afbeelding herkend, en er is geen begrenzingsvak — in het Engels een bounding box. PAC meldt beide.

Controleer eerst de alternatieve tekst. Klik met de rechtermuisknop op de Figure-tag, kies Eigenschappen, en kijk op het tabblad Code bij “Alternatieve tekst voor afbeeldingen”.

Stel daarna in hetzelfde venster het kenmerkobject in, via Kenmerkobject bewerken:

1. Klik op Nieuw item. Er verschijnt een item van het type Woordenboek.
2. Selecteer dat item en klik nogmaals op Nieuw item.
3. Vul bij Sleutel “Placement” in en bij Waarde “Block”. Let op de hoofdletters; zonder hoofdletter werkt het niet.
4. Laat Type waarde op “Naam” staan en klik op OK.

Voeg daarna het begrenzingsvak toe:

1. Selecteer Kenmerkobject 1 en klik weer op Nieuw item.
2. Vul bij Sleutel “BBox” in, met twee hoofdletters B.
3. Kies bij Type waarde de optie “Matrix”. Het waardeveld wordt dan uitgeschakeld.
4. Klik op OK en daarna op Sluiten.

Open dit onderwerp op een eigen pagina

Er zijn twee soorten afbeeldingen in een document. Een informatieve afbeelding draagt informatie over en heeft een alternatieve tekst nodig. Een decoratieve afbeelding draagt niets over en hoort er juist géén te hebben, want dan wordt hij overgeslagen.

Zijn de alternatieve teksten in Word ingevuld, dan komen ze mee in de export. Controleer ze toch: bij een PDF die je van iemand anders krijgt ontbreken ze vaak helemaal.

Ga als volgt te werk, per afbeelding:

1. Zoek de Figure-tag op in het zijpaneel Toegankelijkheidstags.
2. Klik erop met de rechtermuisknop en kies Eigenschappen.
3. Kijk op het tabblad Code bij “Alternatieve tekst voor afbeeldingen”.
4. Vul aan wat ontbreekt en klik op Sluiten.

Open dit onderwerp op een eigen pagina

Lijsten worden vanuit Word correct geëxporteerd, mits je in Word de lijstfunctie hebt gebruikt en geen streepjes of tabs. Controleer de opbouw in het zijpaneel Toegankelijkheidstags.

Elke lijst heeft dezelfde opbouw, of hij nu genummerd is of niet:

• L is de lijst zelf.
• LI is een lijstitem. Hieraan telt voorleessoftware af uit hoeveel onderdelen de lijst bestaat.
• Lbl is het opsommingsteken of het nummer.
• LBody is de inhoud van het lijstitem.

Open dit onderwerp op een eigen pagina

Een tabel toegankelijk maken in Acrobat is het meeste werk van de hele reeks. Het gaat in drie stappen: een beschrijving toevoegen, de kopcellen goed zetten, en de gegevenscellen aan hun kopcel koppelen.

Stap 1: de beschrijving. Ga naar Alle tools, Toegankelijkheid, Leesvolgorde corrigeren. Schuif het venster dat verschijnt aan de kant. Klik met de rechtermuisknop op de tabel, kies “Tabeloverzicht bewerken” en vul een korte beschrijving in van wat er in de tabel staat.

Stap 2: de kopcellen. Klik met de rechtermuisknop op de tabel in het tagpaneel en kies Tabeleditor. Alles wat roze is, is een kopcel. Staan de gegevenscellen in de eerste kolom ook roze, dan klopt dat niet.

1. Selecteer de cel die niet klopt.
2. Klik met de rechtermuisknop en kies “Eigenschappen van de tabelcel”.
3. Zet het Type van “Kopcel” naar “Gegevenscel” en klik op OK.

Stap 3: de koppeling. Open bij elke echte kopcel de celeigenschappen, kies bij Bereik de optie Kolom, en geef de cel een unieke ID — bijvoorbeeld “nummertrein”. Open daarna elke gegevenscel in die kolom, ga naar Kenmerken, klik op het groene plusje en kies het ID van de kopcel erboven.

Open dit onderwerp op een eigen pagina

Voetnoten komen uit Word door als Note-tags met een link ernaartoe. Drie dingen moeten daarna nog gebeuren.

Een alternatieve beschrijving bij de links. Klik met de rechtermuisknop op elke Link-tag, kies Eigenschappen, en vul op het tabblad Code het veld “Alternatieve beschrijving voor koppelingen” in.

Een ID op de Note-tag. Klik met de rechtermuisknop op de Note-tag en kies Eigenschappen. Staat er bij Id bijvoorbeeld “Note 1”, dan is het goed. Is het veld leeg, vul het dan in.

Het voetnootnummer in een eigen Lbl-tag. Dit is het lastigste deel:

1. Klik in het document vlak vóór het voetnootnummer.
2. Houd Shift ingedrukt en druk op de pijl naar rechts. Pakt hij de spatie mee, corrigeer dan met de pijl naar links.
3. Kies in het menu van het tagpaneel “Code maken van selectie”.
4. Selecteer het cijfer, maak een nieuwe code aan van het type Label, en sleep de nummertag daarin.

Open dit onderwerp op een eigen pagina

Citaten die in Word met de stijl Citaat zijn opgemaakt, komen goed door in de PDF. Hier is alleen controle nodig.

Kijk in het zijpaneel Toegankelijkheidstags of het citaat in een BlockQuote-tag staat. Dat is de juiste tag. De naam van degene van wie het citaat is, hoort daaronder als gewone P-tag te staan.

Open dit onderwerp op een eigen pagina

Bladwijzers geven de lezer een tweede manier om een lang document te doorzoeken, naast de inhoudsopgave. Word maakt ze uit de koppenstructuur, mits bij de export “Bladwijzers maken met Koppen” is aangevinkt.

Controleer het resultaat in het zijpaneel Bladwijzers. Je ziet daar dezelfde boomstructuur als in de inhoudsopgave: klik op een bladwijzer en je springt naar die kop, klap hem uit en je ziet de subkoppen eronder.

Ontbreekt er een bladwijzer of moet er een bij, dan is die in dit paneel toe te voegen en te verslepen.

Open dit onderwerp op een eigen pagina

De volgorde waarin de inhoud in de PDF staat, is niet altijd de volgorde waarin hij wordt voorgelezen. Dat hangt af van hoe de PDF de inhoud op de pagina heeft geplaatst, en dat kan willekeurig lijken.

Bij export uit Word gaat dit meestal goed, maar ga daar niet van uit. Open het zijpaneel Volgorde. Je ziet per pagina de blokken met een nummer, en dezelfde nummers staan op de pagina zelf.

De blokken hoeven niet gelijkmatig verdeeld te zijn. Het ene blok is een kop met een alinea, het volgende alleen een kop, het derde drie koppen achter elkaar. Dat is geen fout, zolang de volgorde maar klopt. Let ook op de voetnoten: die horen ná de zin te komen waar ze bij staan.

Een blok verplaatsen doe je door het in het zijpaneel te slepen.

Open dit onderwerp op een eigen pagina

De tabvolgorde bepaalt in welke volgorde iemand met de Tab-toets langs de links en formuliervelden gaat. Dat is iets anders dan de leesvolgorde, en het is een aparte instelling die je zelf moet zetten.

Ga als volgt te werk:

1. Open het zijpaneel met de paginaminiaturen.
2. Klik in dat paneel en selecteer alle pagina’s, bijvoorbeeld met Ctrl-A (op een Mac Command-A).
3. Klik met de rechtermuisknop en kies Pagina-eigenschappen.
4. Kies bij Tabvolgorde de optie “Documentstructuur gebruiken”.
5. Klik op OK.

Open dit onderwerp op een eigen pagina

Draai PAC nog een keer op het afgeronde document en vergelijk de uitkomst met de eerste meting. De meldingen die je onderweg hebt opgelost horen weg te zijn.

Blijven er meldingen staan, loop dan deze vier na. Het zijn de dingen die het vaakst over het hoofd worden gezien:

• Een link zonder alternatieve beschrijving, meestal in de inhoudsopgave of de voetnoten.
• Een afbeelding zonder begrenzingsvak of zonder kenmerkobject.
• Een gegevenscel die nog als kopcel staat, of een kopcel zonder gekoppelde ID’s.
• Een lege tag die nog geen artefact is.

Open dit onderwerp op een eigen pagina

Hyperlinks, ook wel bladwijzers genoemd, maken het eenvoudig om snel naar specifieke onderdelen binnen een PDF te navigeren. Dit is vooral handig in uitgebreide documenten met veel pagina’s, waar het anders lastig kan zijn om relevante informatie terug te vinden. Bladwijzers bieden een gebruiksvriendelijke manier om met één klik naar een bepaald hoofdstuk, subhoofdstuk of bijlage te springen. Hoe ga je te werk om bladwijzers toe te voegen?

Voorbereiding van het document

Zorg er eerst voor dat je document goed gestructureerd is voordat je bladwijzers toevoegt. Het is belangrijk dat de PDF voorzien is van toegankelijkheidstags, zodat bijvoorbeeld schermlezers het document kunnen voorlezen en de inhoud gestructureerd is. Tags zoals koppen (h1, h2, h3, enz.) helpen om de hiërarchie van het document duidelijk weer te geven.

Het bladwijzerspaneel openen

De meeste PDF-programma’s, zoals Adobe Acrobat, hebben aan de rechterkant van het scherm een bladwijzerspaneel. Door hierop te klikken, kun je dit paneel openen.

Een bladwijzer toevoegen

Navigeer naar de pagina of sectie van het document waarvoor je een bladwijzer wilt maken. Selecteer de gewenste tekst met de selectietool. Vervolgens kun je in het bladwijzerspaneel op de knop ‘Bladwijzer toevoegen’ klikken of gebruik maken van de sneltoets Ctrl + B. De nieuwe bladwijzer verschijnt dan in het paneel, met de geselecteerde tekst als naam.

Bladwijzers een naam geven

Je kunt de naam van een bladwijzer aanpassen door erop te dubbelklikken in het paneel. Kies een duidelijke en beschrijvende naam die de inhoud goed samenvat. Dit maakt het voor lezers gemakkelijker om de juiste bladwijzer te vinden. Voorbeelden van namen zijn: “Hoofdstuk 1 – Inleiding”, “Inhoudsopgave” of “2.1.1. Onderwerp”.

Bladwijzers ordenen

Om de structuur van het document verder te verbeteren, kun je bladwijzers rangschikken op verschillende niveaus. In het bladwijzerspaneel kun je bladwijzers onder elkaar slepen, bijvoorbeeld om subhoofdstukken onder een hoofdstuk te groeperen. Dit maakt het document overzichtelijker en gebruiksvriendelijker, zodat lezers de inhoud sneller kunnen doorgronden.

Open dit onderwerp op een eigen pagina

Het aanpassen van de documenttaal in een PDF is een eenvoudig proces. Dit kan gedaan worden via de documenteigenschappen. Volg deze stappen om de documenttaal in te stellen:

1. Open het document in Adobe Acrobat PRO.
2. Klik op Bestand > Documenteigenschappen om het documenteigenschappen-paneel te openen.
3. Selecteer het tabblad ‘Geavanceerd’.
4. Helemaal onderaan zie je het vakje ‘Taal’ staan. Kies uit de keuzelijst de juiste taal.
5. Klik onderaan het documenteigenschappen-paneel op de ‘OK’-knop om de instellingen op te slaan.

Open dit onderwerp op een eigen pagina

Het aanpassen van de titel in een PDF is een eenvoudig proces. Dit kan gedaan worden via de documenteigenschappen. Volg deze stappen om de titel in te stellen:

1. Open het document in Adobe Acrobat PRO.
2. Klik op Bestand > Documenteigenschappen om het documenteigenschappen-paneel te openen.
3. Selecteer het tabblad ‘Beschrijving’.
4. Helemaal bovenaan zie je het invoerveld ‘Titel’ staan. Vul hier een beschrijvende titel in.
5. Klik onderaan het documenteigenschappen-paneel op de ‘OK’-knop om de instellingen op te slaan.

Open dit onderwerp op een eigen pagina

In een pdf speelt hetzelfde als op een website, maar met een eigen oorzaak. Een tweekolomsopmaak leest voor het oog van linksboven naar linksonder. Een schermlezer volgt de tagboom. Staat daar de eerste regel links, dan de eerste regel rechts, dan hoort de lezer twee verhalen door elkaar.

Waar dat vandaan komt:

• Tekstvakken in Word. Die belanden vaak achteraan of op een willekeurige plek.
• Kolommen die met tabs zijn gemaakt in plaats van met een kolomindeling.
• Een document dat is afgedrukt naar pdf. Dan is er geen structuur, alleen plaatsing.
• Automatisch taggen in Acrobat, dat bij kolommen vaak misgokt.

In Acrobat zijn er twee panelen die over volgorde gaan. Het tagpaneel is leidend: de volgorde van de tags is de volgorde waarin wordt voorgelezen. Het leesvolgordepaneel onder Toegankelijkheid toont genummerde blokken en is handig om snel te controleren, maar bij twijfel geldt het tagpaneel.

De echte oplossing zit in het bronbestand. Gebruik in Word een echte kolomindeling in plaats van tekstvakken, en zet afbeeldingen in de tekstregel in plaats van zwevend. Dan klopt de volgorde vanzelf.

Open dit onderwerp op een eigen pagina